9 страшных грехов офисной переписки как их избежать и повысить профессиональность

9 страшных грехов офисной переписки как их избежать и повысить профессиональность

Офисная переписка является неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. В столице, где сосредоточено большое количество организаций, коммуникация через электронные письма и сообщения – обычное явление. Ошибки в офисной переписке могут стоить нам дорого, поэтому важно знать, как избежать этих грехов и сделать наше общение более профессиональным и эффективным.

9 страшных грехов офисной переписки как их избежать и повысить профессиональность

LIFTROLLER

ЭФФЕКТ ГЛУБОКОГО ЛАЗЕРНОГО ОМОЛОЖЕНИЯ В ДОМАШНИХ УСЛОВИЯХ

⭐ Моментально убирает тонкие линии морщин.
⭐ Возвращает коже упругость и эластичность.
⭐ МОМЕНТАЛЬНЫЙ ЭФФЕКТ ОМОЛОЖЕНИЯ.
⭐ ГЛУБОКОЕ УВЛАЖНЕНИЕ.
⭐ ЗАЩИТА КОЖИ 24 ЧАСА В СУТКИ.
⭐ Массажирует, питает и увлажняет кожу.

Всего одно неверное сообщение оставленное смертным клерком может стать источником скандалов и судебных разбирательств. Использование неподходящего тона, неприличных слов или даже ошибок в грамматике и орфографии может нанести серьезный вред репутации и деловым отношениям между коллегами и партнерами. Депутат Московской комиссии по правам человека в году оказался под арбитражным судом из-за отправленного им неподходящего сообщения о переписке.

Ограничений в использовании электронных писем и сообщений появилось много. В новом году в Московском регионе вступят в силу законы, ограничивающие использование голосовых и видеозаписей в офисной переписке. Это связано с ростом числа жалоб на использование таких материалов с целью оскорбления или преследования других сотрудников.

Лучше использовать предварительное обучение и коммуникационные скиллы для избежания описанных грехов. Восточные исследования показывают, что большинство сообщений передаются не словами, а мимикой и телодвижением. Поэтому также важно обращать внимание на свою мимику и жестикуляцию при общении в офисной переписке, чтобы избежать возможных недоразумений и неправильного толкования сообщений.

Как сказал знаменитый бизнесмен Илон Маск: «Переписка со злым братом бывает хуже нет».

Для повышения профессиональности в офисной переписке, стоит следовать нескольким кеңесам:

  1. Тщательно проверять сообщения перед их отправкой. Нужно убедиться, что текст понятен и корректен, а также не содержит ошибок и опечаток.
  2. Избегать слишком эмоционального языка. Лучше использовать нейтральные и объективные фразы, чтобы избежать неправильного толкования сообщения.
  3. Постигать правила деловой этики. Знание и соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов и неприятностей в офисной переписке.
  4. Быть внимательным к деталям. Маленькие детали могут сыграть большую роль в офисной переписке. Не забывайте о правильном форматировании, использовании заглавных букв и пунктуации.
  5. Проявить соблюдение конфиденциальности. Не передавайте информацию о других сотрудниках или организации третьим лицам. Это может нанести серьезный ущерб.

Соблюдение указанных принципов поможет избежать страшных грехов офисной переписки и повысит профессионализм в общении. Ведь качественная и эффективная коммуникация – залог успешного делового сотрудничества и развития карьеры.

Злоупотребление функцией «Ответить всем»

Злоупотребление функцией «Ответить всем»

Во-первых, слишком частое использование функции «Ответить всем» может вызвать раздражение и недовольство среди коллег. Если вам нужно обсудить некоторую информацию только с одним сотрудником, но вы все равно отправляете сообщение всему списку рассылки, это создает лишний шум и отвлекает от работы. Будьте внимательны и подумайте, кому действительно нужно получить ваше сообщение.

Во-вторых, использование функции «Ответить всем» может привести к утечке конфиденциальной информации. Если вы работаете над проектом, который требует сохранения конфиденциальности, и у вас возникла необходимость обсудить некоторые вопросы с определенными коллегами, отправка сообщения всему списку рассылки может привести к нежелательным утечкам. Проверьте список получателей перед отправкой и пересмотрите свое сообщение, чтобы избежать подобных ситуаций.

В-третьих, использование функции «Ответить всем» может вызвать недоразумения и непонимание. Когда вы отправляете сообщение всем, а не только тем, кому оно действительно адресовано, в нем может содержаться информация, которая не относится к делу или имеет мало отношения к текущей теме. Это может затруднить чтение и понимание сообщения собеседником, а также отвлечь от основной задачи.

Итак, избегайте злоупотребления функцией «Ответить всем» в офисной переписке. Прежде чем нажать на эту кнопку, задайте себе вопрос: «Действительно ли необходимо отправить это сообщение всем?». Если вы сомневаетесь, лучше отправить сообщение только нужным людям или использовать другие способы коммуникации, такие как личные встречи или телефонные звонки.

Необоснованное использование

Необоснованное использование

Недавнее исследование проведенное Яндексом и Яндекс.Метрикой показало, что средний российский работник проводит в мессенджерах более 4 часов в день. Это время сильно отнимает от рабочих обязанностей и замедляет деловой процесс.

Кроме того, частое общение в мессенджерах может вести к неправильному пониманию и нарушению профессиональной этики. Например, использование эмодзи и сокращений может привести к непониманию сообщений или создать ложное представление о важности и серьезности обсуждаемых вопросов.

Что стоит сделать, чтобы избежать этой проблемы? Во-первых, необходимо осознать, что не все коммуникации между коллегами должны проходить через мессенджеры. Если вопрос требует серьезного обсуждения или уточнения деталей, лучше воспользоваться электронной почтой или провести личную встречу.

Во-вторых, использование мессенджеров должно быть ограничено рабочими целями. Не стоит злоупотреблять их для личной переписки или планирования вечеринок. Помните, что время — это деньги, и необоснованное использование мессенджеров может привести к ухудшению результатов работы и даже к штрафам со стороны работодателя.

Наконец, стоит помнить о том, что переписка в мессенджерах может быть рассмотрена в суде, если она имеет деловую значимость или вызывает споры между сторонами. Поэтому не стоит забывать о профессионализме и ответственности при общении в мессенджерах.

В целом, обоснованное использование мессенджеров и электронной почты в рабочем контексте поможет повысить профессионализм и деловую эффективность. Но не забывайте, что оно должно быть обоснованным и соответствовать правилам и требованиям вашей организации.

Использование без критической оценки

Например, в августе, когда Росси Трутнев отправил в мессенджере своим партнерам чатов из-за активности профессиональных пользователей «Fargo», он потыкал их и открыл массу информации. Это повысило его активность в сети, но не сделало его более профессиональным.

Количество личной информации, которую мы открываем в переписке, может быть опасным. Например, если ты можешь видеть мимику своего собеседника на встрече, то в письме определенные ноты вообще пропадают. В августе мужской предприниматель Митчелл Алушыға отправил письмо своим партнерам без критической оценки, обидев бизнес-партнера. В результате, это привело к раннему прекращению сотрудничества.

Решение этой проблемы заключается в том, чтобы быть тактичным при использовании мессенджера или электронной почты. Во-первых, необходимо избегать открытых каналов передачи информации, которые могут быть доступны другим пользователям. Во-вторых, лучше ответить позже, прежде чем отправить сообщение без должной критической оценки. Наконец, следует быть внимательным к маске, которую можно надеть в интернет-сети. Помни, что все, что пишется в электронной почте или мессенджере, может быть использовано против вас в будущем.

Таким образом, чтобы избежать использования без критической оценки в офисной переписке и повысить профессиональность, необходимо следить за своими действиями в мессенджерах и использовать их с умом и осознанностью. Береги свою личную информацию и будь аккуратным в общении.

Создание лишнего шума в переписке

Создание лишнего шума в переписке

В современном офисе электронная почта играет одну из важнейших ролей в коммуникации между сотрудниками. Однако, часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда переписка становится причиной лишнего шума и потери профессионализма. В этом разделе мы рассмотрим несколько важных принципов, которые помогут избежать создания лишнего шума в офисной переписке.

1. Внимательное использование списка рассылки

1. Внимательное использование списка рассылки

Один из основных способов создать лишний шум в переписке — это неправильное использование списка рассылки. Перед отправкой письма всегда стоит внимательно проверить, кому оно адресовано. Если вы хотите отправить информацию только определенным сотрудникам, используйте вместо списка рассылки индивидуальную адресацию. Таким образом, вы избежите лишних ненужных писем и уменьшите шум в переписке.

2. Использование правильного формата и структуры писем

Чтобы избежать лишнего шума в переписке, необходимо придерживаться определенного формата и структуры писем. В начале письма всегда следует указывать тему, чтобы собеседник мог сразу понять о чем речь. Затем, в основной части письма следует четко и кратко изложить свою мысль. Избегайте длинных и запутанных предложений, потому что они создают лишний шум и усложняют понимание.

3. Избегайте копирования и пересылки писем

Одна из ошибок, которую часто допускают сотрудники — это копирование и пересылка писем без необходимости. При каждой пересылке или копировании письма возрастает количество ненужных писем в почтовом ящике сотрудников, что приводит к потере времени и созданию лишнего шума в переписке. Перед копированием или пересылкой всегда стоит задуматься, действительно ли это необходимо и нужно ли эта информация конкретному получателю.

4. Аккуратное цитирование предыдущих сообщений

4. Аккуратное цитирование предыдущих сообщений

Если вам необходимо цитировать предыдущие сообщения в вашей переписке, делайте это аккуратно. Цитируйте только ту часть сообщения, которая является релевантной для вашего ответа, чтобы не загромождать переписку большим количеством информации. Используйте выделение цитаты другим шрифтом или цветом, чтобы ваш собеседник мог легко отличить ваш отклик от цитированной части.

5. Тщательная проверка перед отправкой

5. Тщательная проверка перед отправкой

Ошибки в переписке могут создать лишний шум и причинить ущерб вашей профессиональности. Поэтому, перед отправкой письма всегда стоит тщательно его проверить на наличие опечаток и грамматических ошибок. Используйте грамматические проверки, доступные во многих почтовых сервисах и текстовых редакторах, чтобы избежать этой проблемы.

ПринципыПреимущества
Внимательное использование списка рассылкиИзбежание лишних ненужных писем и уменьшение шума в переписке
Использование правильного формата и структуры писемЛучшая читаемость и понимание информации
Избегание копирования и пересылки писемСокращение количества ненужных писем и экономия времени
Аккуратное цитирование предыдущих сообщенийБольшая ясность и понимание в переписке
Тщательная проверка перед отправкойИзбежание опечаток и грамматических ошибок
Молодая Мама